¿Qué es una reunión de trabajo efectiva?
Las reuniones de trabajo son muy necesarias para impulsar negocios, por ello una buena organización puede facilitar que se extraiga el mayor rendimiento de ellas y una mejora en los resultados.
Se recomienda realizarlas cada cierto tiempo, de este modo, se pueden coordinar los equipos de trabajo, iniciar proyectos o analizar los resultados de la empresa. Muchos estudios avalan la efectividad que tiene el destinar ciertas horas a realizar este tipo de encuentros y corroboran el incremento de productividad que se produce gracias a ellos.
Tras la pandemia de la Covid-19 y el incremento del teletrabajo, se ha sumado a los problemas habituales, otros como la falta de formación en herramientas tecnológicas, la conexión a Internet, el adecuar el momento de una reunión y que sea acorde para todos, padres que se encuentran al cargo de sus hijos mientras realizan teletrabajo, etc.
Reuniones de trabajo efectivas en la actualidad
Uno de los principales “contratiempos” que pueden surgir en las reuniones es que se conviertan en algo largo y aburrido. Por este motivo, para organizar reuniones de trabajo efectivas, es importante elaborar una planificación previa y seguir ciertas pautas para garantizar la mayor productividad.
Disponer de material audiovisual de soporte y poder hacer uso de pantallas para su presentación, también permite dinamizar más cualquier tipo de reuniones.
Pautas para organizar reuniones de trabajo efectivas
A continuación enumeramos algunos de los tips que te pueden ser de utilidad a la hora de organizar reuniones de trabajo efectivas.
Definir previamente tus objetivos
Una vez sepas que es necesario hacer una reunión, debes planificarla previamente. Por ello, es importante que en primer lugar tengas claro cuál va a ser el objetivo de la reunión.
A raíz de un objetivo principal puedes articular de secundarios. Conocer donde se sitúa tu empresa respecto a ellos te ayudará también a conocer el punto de partida desde el cual se inicia.
Determina una hora y el equipo que deberá acudir
Parece algo obvio pero saber que miembros de tu equipo deben componer la reunión es fundamental para que esta sea efectiva. Muchos de los trabajadores consideran que no es necesaria su asistencia y, en el caso de la situación actual es preferible que acuda el menor nombre posible de personas.
Existe una regla publicada por Harvard Business Review que se conoce como “Regla 8-18-1800”, esta indica que no debe haber más de 8 personas para resolver un problema y tomar una decisión.
Escoge los mejores lugares para tus reuniones
El espacio en el que se acoja la reunión es un punto clave para generar un buen ambiente, por ello, no podemos desatenderlo.
¿Qué elementos pueden hacer un espacio más o menos adecuado? Principalmente se determinará por el mobiliario, la iluminación de la sala y los equipos técnicos de los que se disponga como: proyectores, pantallas, altavoces, etc.
Deja constancia de los puntos más importantes
Si anotas los puntos más importantes de la reunión evitaras desviaciones innecesarias y enfocarás la reunión a los puntos que realmente importantes.
Partiendo de estos puntos, puedes proponer un modelo de trabajo a seguir para alcanzar los objetivos definidos, de este modo lograrás que todos los miembros de la reunión trabajen en sintonía. Finalmente te recomendamos que finalices la reunión con los temas de menor importancia.
Esta canalización te permitirá tener la máxima atención de los trabajares en el momento inicial de la reunión y a medida que vaya menguando derivar a temas más secundarios.
Documenta y comparte los datos
Uno de los puntos más desatendidos y a la vez más importantes es la creación de un resumen final en el cual se documente tanto las propuestas como las conclusiones a las que se ha llegado con el fin de poder enviárselo posteriormente a todos los asistentes de forma individual.
De esta manera, dejando constancia de las aportaciones que ha hecho cada miembro de una reunión se puede extraer una conclusión mucho más madura y elaborada. También te permite conocer el perfil de cada miembro del equipo.
Reuniones de trabajo efectivas en un coworking
Un coworking es un espacio de trabajo compartido en el que los profesionales desarrollan su actividad laboral de forma flexible.
La principal ventaja que ofrecen estos espacios es que están dotados de recursos para atraer todo tipo de actividades, sobre todo reuniones. La mayoría de estos locales disponen de salas específicas para poder llevarlas a cabo de forma fácil y sencilla, también ofrecen la oportunidad de poder hacer uso de equipos técnicos que facilitan el desarrollo y dinamismo de las reuniones.
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